5 cách doanh nghiệp quản lý làm việc từ xa hiệu quả

Nhung Avatar
Nhung

·

·

Trong thời đại công nghệ 4.0, làm việc từ xa (hoặc WFH – Work From Home) đã trở thành một khái niệm không còn xa lạ với nhiều người. Bên cạnh sự bùng nổ của Internet, sự phát triển nhanh chóng của các công cụ làm việc trực tuyến đã làm cho hình thức làm việc này ngày càng phổ biến. Làm việc từ xa không chỉ mang lại sự linh hoạt trong công việc mà còn mở ra nhiều cơ hội mới cho cả người lao động và doanh nghiệp. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hiệu suất làm việc của người lao động trong môi trường này, doanh nghiệp cần áp dụng những chiến lược thích hợp. Dưới đây là 5 cách hiệu quả để quản lý làm việc từ xa hiệu quả.

5 cách làm việc từ xa hiệu quả

  1. Khuyến khích nhân viên Làm tại chỗ làm việc linh hoạt, thoải mái

 Không gian làm việc linh hoạt và  môi trường thuận lợi khi làm việc từ xa là rất quan trọng để nâng cao năng suất và cảm giác thoải mái. Do đó, khuyến khích nhân viên thiết lập một khu vực làm việc riêng tại nhà để tạo ra ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân. Đảm bảo nhân viên có đầy đủ thiết bị công nghệ cần thiết, chẳng hạn như máy tính, màn hình thứ hai, tai nghe và phần mềm hỗ trợ làm việc từ xa.

  1. Lập Kế Hoạch và Theo Dõi Công Việc

Một trong những thách thức khi làm việc từ xa là việc quản lý thời gian. Để khắc phục điều này, chủ doanh nghiệp hoặc các trưởng phòng, leader cần thiết lập kế hoạch rõ ràng cho từng ngày làm việc của nhân viên. Bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu và ưu tiên nhiệm vụ cần hoàn thành. Sử dụng các công cụ lập kế hoạch như lịch điện tử, ứng dụng quản lý công việc (như Google Task, Apple Reminder, phần mềm xSCORE.me,…) để theo dõi tiến độ. Việc có một kế hoạch chi tiết giúp nhân viên của bạn duy trì động lực và tập trung vào công việc.

  1. Giao Tiếp Thường Xuyên

Giao tiếp là yếu tố thiết yếu trong bất kỳ môi trường làm việc nào, và điều này càng trở nên quan trọng hơn khi làm việc từ xa. Hãy duy trì liên lạc thường xuyên với nhân viên đang Work-from-home qua các nền tảng trực tuyến như Zoom, Microsoft Teams. Việc lên lịch họp định kỳ không chỉ giúp các phòng ban cập nhật thông tin, mà còn tạo cơ hội để chia sẻ ý tưởng và nhận phản hồi. Giao tiếp rõ ràng và minh bạch giúp xây dựng tinh thần đồng đội và tăng cường sự hợp tác trong công việc.

  1. Đầu Tư vào Công Nghệ

Công nghệ giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo sự hiệu quả của làm việc từ xa. Đầu tư vào thiết bị và phần mềm công nghệ giúp cải thiện năng suất làm việc. Một kết nối Internet ổn định, máy tính chất lượng và các phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm là những yếu tố cần thiết. Hãy đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn có đầy đủ công cụ cần thiết để thực hiện công việc một cách trơn tru. Việc sử dụng các giải pháp công nghệ phù hợp không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc.

  1. Đánh Giá Công Việc, Không Đánh Giá Thời Gian

Trong môi trường làm việc từ xa, việc đánh giá hiệu suất dựa trên kết quả thay vì thời gian làm việc đã trở nên ngày càng quan trọng. Thay vì chỉ chú trọng vào số giờ làm việc, các nhà quản lý nên thiết lập các chỉ tiêu rõ ràng cho nhân viên để họ có hướng đi cụ thể và hiểu rõ cần hoàn thành những gì. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy có động lực hơn khi thấy được giá trị của công việc mà họ làm, mà còn tạo ra sự linh hoạt trong cách tổ chức công việc. Khi nhân viên có thể làm việc theo nhịp độ riêng của mình mà vẫn đạt được các mục tiêu chất lượng, họ sẽ cảm thấy thoải mái và được tin tưởng hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ đánh giá hiệu suất công việc, KPI trên phần mềm như xSCORE.me, AMIS, Base Goal,… Cuối cùng, việc đánh giá dựa trên kết quả giúp xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người đều được công nhận và phát triển dựa trên năng lực thực sự của chính họ.

Tổng kết

Làm việc từ xa là một lựa chọn linh hoạt và hiện đại, mang lại nhiều lợi ích cho cá nhân và tổ chức. Tuy nhiên, để phát huy tối đa tiềm năng của hình thức làm việc này, mỗi người cần áp dụng những chiến lược hiệu quả. Bằng cách tạo môi trường làm việc linh hoạt, lập kế hoạch chi tiết, giao tiếp thường xuyên, đầu tư vào công nghệ, và tập trung vào kết quả chứ không chỉ là thời gian làm việc, nhân viên sẽ không chỉ hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà còn nâng cao hiệu suất công việc của cả công ty. Hãy biến thách thức thành cơ hội và tận dụng tốt nhất thời gian làm việc từ xa.